Voor veel werkende Nederlanders heeft er door de uitbraak van het coronavirus een belangrijke verschuiving plaatsgevonden van werken op de werkvloer naar werken vanuit huis. Dit brengt de nodige kosten met zich mee, bijvoorbeeld voor extra elektriciteit of inrichting van de werkplek. Een vergoeding van deze kosten door de werkgever wordt de ‘thuiswerkvergoeding’ genoemd. Maar hoe deze vergoeding precies kan worden vormgegeven in het Nederlands recht is niet altijd even eenvoudig.
Hoe ziet de vergoeding eruit?
De werkgever dient de werknemer in staat te stellen om zijn werkzaamheden thuis te kunnen uitvoeren. De werkgever moet hiervoor de nodige kosten aan zijn werknemers vergoeden. Hieronder vallen onder anderen de kosten voor gas, water, licht en internet, maar ook kosten voor de inrichting van de werkplek komen voor vergoeding in aanmerking. Nu thuiswerken de afgelopen de maanden noodzakelijk is geweest, wordt een vergoeding van de kosten voor het thuiswerken steeds meer in schriftelijke thuiswerkregelingen vastgesteld.
Veel bedrijven hebben al een dergelijke thuiswerkvergoeding voor hun werknemers ingesteld. Zo heeft de ING voor haar werknemers die thuis werken op jaarbasis een vergoeding van 600 euro per jaar ingesteld voor het kopen van materialen voor de werkplek. Op basis van het verbruikte gas, water en licht krijgen de medewerkers verder een maandelijkse vergoeding. Veel van deze thuiswerkvergoedingen zijn bij cao geregeld, maar er zijn ook andere collectieve regelingen.[1]Zo maakt de FNV met steeds meer werkgevers(verenigingen) in Nederland afspraken over het verschaffen van een thuiswerkvergoeding aan werknemers die vanuit huis werken.[2]
De huidige regeling
De thuiswerkvergoeding heeft nog geen eigen plek bemachtigd in het Nederlandse recht. Om de thuiswerkvergoeding onbelast uit te keren moeten er dus andere mogelijkheden worden onderzocht. Zoals het nu is geregeld, kunnen deze vergoedingen alleen onbelast worden uitgekeerd uit de vrije ruimte van de werkkostenvergoeding.[3] Door de coronacrisis is deze ruimte dit jaar, net als vorig jaar, verhoogd om werkgevers de kans te geven hun medewerkers een vergoeding of een extraatje te geven.
De werkgevers die de werknemers een thuiswerkvergoeding verschaffen, zijn dus in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte. Jaarlijks mochten werkgevers eerst 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Indien de fiscale loonsom boven dit bedrag uitkomt, dan is de vrije ruimte voor de rest 1,2 procent. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever in 2020 de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro verhoogd naar 3 procent. Ook voor 2021 geldt deze verhoging. Indien de werkgever vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in zijn vrije ruimte wil onderbrengen, moet dit als eindheffingsloon worden aangewezen. Op deze manier hoeft er dus geen loonbelasting over te worden betaald. Een thuiswerkvergoeding kan dus alleen onbelast worden verstrekt wanneer de werkgever nog vrije ruimte over heeft. Zijn de vergoedingen hoger dan dit maximum van 3 procent, dan moet de werkgever 80 procent belasting betalen over al het andere dat hij aan de werknemer verstrekt en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt.[4]
Thuiswerkvergoeding vs. Reiskostenvergoeding
Er is wel een belangrijke kanttekening bij de thuiswerkvergoeding: waar de werknemers eerst reiskostenvergoeding genoten voor de gemaakte afstanden, krijgen zij in plaats daarvan vaker een thuiswerkvergoeding. Van recht op beide zal dus binnenkort geen sprake meer zijn. De overheid heeft aan het begin van de eerste lockdown besloten dat de werknemers gedurende de coronacrisis recht hebben op belastingvrije reiskostenvergoeding tot 1 januari 2021.[5] Dit is inmiddels verlengd tot april 2021. Echter, de werkgever kan nog steeds afzien van het verschaffen van reiskostenvergoeding. Een belangrijke factor is dat werknemers nu vaak thuis werken en dus niet meer hoeven te reizen voor hun werk. [6]
Niet alle bedrijven willen nu al af van de reiskostenvergoeding. Zo heeft de inruiling van de reiskostenvergoeding voor de thuiswerkvergoeding voor sommige bedrijven een tijdelijk karakter, namelijk voor zolang het coronavirus blijft. Andere bedrijven zien de reiskostenvergoeding liever ook op lange termijn plaatsmaken voor de thuiswerkvergoeding. Het thuiswerken na corona zien zij dan ook als een blijvend fenomeen. Zo besloten Vodafone BV en Achmea dat de reiskostenvergoeding definitief niet meer terugkomt. De versoepeling van de onbelaste reiskostenvergoeding zal namelijk niet voor altijd stand blijven houden. Zodra er weer belasting over moet worden betaald, zal de reiskostenvergoeding voor bedrijven simpelweg te duur worden.[7] De thuiswerkvergoeding zal hier dus prima in substitueren.
[1] RTL-Nieuws, ‘Dag, reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding komt eraan’, RTL-Nieuws 26 januari 2021, geraadpleegd via: https://www.rtlnieuws.nl/economie/artikel/5210927/reiskosten-thuiswerkvergoeding-fnv-regelingen-belasting-coronacrisis
[2] FNV, ‘Akkoord thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding Waterschappen’, FNV 8 oktober 2020, geraadpleegd via: https://www.fnv.nl/nieuwsbericht/sectornieuws/fnv-overheid/2020/10/akkoord-thuiswerkbudget-en-thuiswerkvergoeding
[3] Werkkostenregeling 2021 (WKR)
[4] PW, ‘De thuiswerkvergoeding: dit zijn de mogelijkheden’, PW 5 augustus 2020, geraadpleegd via: https://www.pwnet.nl/instroom/nieuws/2020/08/de-thuiswerkvergoeding-dit-zijn-de-mogelijkheden-10135354
[5] PW, ‘Kabinet onderzoekt thuiswerkvergoeding en verlengt coulance reiskosten’, PW 21 januari 2021, geraadpleegd via:
[6] RTL-Nieuws, ‘Dag, reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding komt eraan’, RTL-Nieuws 26 januari 2021, geraadpleegd via: https://www.rtlnieuws.nl/economie/artikel/5210927/reiskosten-thuiswerkvergoeding-fnv-regelingen-belasting-coronacrisis
[7] RTL-Nieuws, ‘Dag, reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding komt eraan’, RTL-Nieuws 26 januari 2021, geraadpleegd via: https://www.rtlnieuws.nl/economie/artikel/5210927/reiskosten-thuiswerkvergoeding-fnv-regelingen-belasting-coronacrisis
